Déménager son entreprise, ce qu’il faut savoir

Pour une entreprise, aussi petite que soit sa structure, avoir ses propres locaux présente un important avantage. Mais si vous venez de démarrer votre activité, il est préférable d’opter pour la location. Ceci vous donnera la possibilité de quitter les lieux si l’activité s’agrandit ou s’arrête. Ceux qui démarrent leur activité peuvent également choisir de domicilier leur entreprise au logement du dirigeant. Certes, la solution peut paraître économique, mais ce n’est pas professionnel. Ainsi, dès que le budget de l’entreprise le permet et que l’activité commence à se stabiliser, il est préférable d’envisager l’achat d’un local. Ceci fait, vous devez penser à effectuer comme il se doit le déménagement de votre entreprise.

Préparer le déménagement de son entreprise

Si pour une famille, il n’est pas toujours simple de changer de logement, pour une entreprise c’est encore plus compliqué. Il faut bien se préparer, car il faut déplacer les bureaux et aménager le nouveau local. Même si l’ensemble du personnel va se mettre à la tâche, ce déménagement ne se fera pas en une journée. Notez bien que plus le nombre de salariés est élevé, plus il vous faudra du temps pour le déménagement. Il vous faudra au moins un mois pour quitter les lieux et s’installer dans les nouveaux locaux. Ce laps de temps vous permettra de tout désinstaller dans l’ancien local, de faire le tri, de préparer le nouveau local pour l’aménagement, de déplacer les affaires de façon plus sereine, de tout réinstaller, de prévenir et préparer les salariés ainsi que les collaborateurs et les fournisseurs.

Faire appel à une société de déménagement

Si une entreprise passe d’un grand local à un petit local, c’est souvent pour des raisons financières. Certes, vous allez économiser des sommes importantes en prenant en charge le déménagement, mais il est préférable de confier cette tâche à des professionnels. Sachez qu’il existe des déménageurs d’entreprise certifiés et c’est à eux que vous devez faire appel pour vous accompagner dans ce déménagement et non aux déménageurs pour particuliers. Ces déménageurs d’entreprise pourront vous aider dans chaque étape du déménagement : s’occuper des formalités, organiser et préparer le déménagement, mettre en carton et empaqueter les affaires, aménager et préparer les nouveaux bureaux.

Préparer un budget pour le déménagement de son entreprise

Si vous faites appel à des déménageurs d’entreprise professionnels, ils vous donneront directement un devis du déménagement. Cependant, il est important de comprendre ce que comprend ce devis afin de mieux préparer le budget. On peut voir dans le devis les frais relatifs au déménageur et le coût du personnel mobilisé pour le déménagement. Le déménageur peut vous facturer le déplacement pour l’évaluation du nouveau local ou du volume des affaires à déménager. Si le nouveau local a besoin d’être aménagé, la société de déménagement peut également s’en occuper. Dans ce cas, vérifiez si les frais liés à cet aménagement sont compris dans le devis. Si vous partez d’un grand local à un petit local, vous devez également penser au stockage de certaines de vos affaires. Pour ce faire, vous pouvez louer un box de stockage.

Quitter les anciens locaux en bonne et due forme

Même si vous ne voulez plus payer le loyer du prochain mois qui pèse sur le budget de votre entreprise, vous ne pouvez pas quitter les anciens locaux quand vous le voulez. En effet, il y a un préavis que vous devez respecter : il peut aller de 3 à 6 mois. Le préavis doit être clairement mentionné dans votre bail de location. Si vous ne le respectez pas, ceci peut vous exposer à des frais supplémentaires. Avant de quitter les lieux, réglez toutes les factures d’électricité, d’Internet, de téléphone et autres frais liés à l’entreprise. Par la même occasion, prévenez également vos fournisseurs de ce changement de local.

Aménager le nouveau local

Ce n’est pas le jour du déménagement que vous allez aménager vos nouveaux bureaux. Lorsque les déménageurs font la visite du nouveau local, faites-leur part de vos attentes pour cet aménagement. Ils pourront vous aider à agencer les lieux. Pour les travaux de rénovation, il faudra faire appel à un autre professionnel. En effet, un nouveau local a souvent besoin de quelques travaux : peinture, pose de cloisons, installations électriques… N’hésitez pas à faire jouer la concurrence pour trouver le professionnel de rénovation au meilleur prix.

Trouver un box de stockage

Si vous avez eu un grand local pour votre entreprise et que vous déménagez dans un local plus petit, il faudra se séparer de quelques-uns de vos meubles et de vos affaires. Si vous envisagez de les vendre, la vente peut prendre un peu plus de temps. Si les affaires en trop ne sont pas liquidées à temps pour le déménagement, il faudra les placer dans un box de stockage pour ne pas encombrer votre nouveau local. Vous devez également passer par cette solution de stockage si vous ne voulez pas vous séparer de certaines de vos affaires. Les déménageurs peuvent vous proposer la location d’un garde-meuble. Notez toutefois que vous ne pourrez récupérer vos affaires qu’à la fin de la location et ces affaires seront scellées dans un box. Ce type de stockage n’est pas pratique, car votre entreprise pourrait avoir besoin de certains documents stockés dans le box. Dans ce cas, il faut se tourner vers la solution du self-stockage. Avec cette solution, vous pouvez avoir accès au box pendant les heures d’ouverture du centre de self-stockage. Si l’entreprise a besoin d’avoir accès à ses affaires de jour comme de nuit, et ce 7 j/7, ce garde meuble à Montreuil est la solution qui lui convient.
Pour les entreprises, la location d’un box nécessite quelques formalités en plus. En effet, on peut vous demander de justifier que ces affaires stockées dans le box appartiennent bien à votre société. Comme il s’agit d’un stockage pour entreprise, il n’y a pas que le dirigeant qui pourrait avoir accès au box. Quelques membres de la société pourront également récupérer des affaires, mais pour ceci, le signataire du contrat de location du box devra désigner ces personnes et leur communiquer le code d’accès personnel.

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